คู่มือการจัดเก็บเอกสารบริษัท เหมาะกับธุรกิจทุกประเภท

Key Takeaways

การจัดเก็บเอกสารบริษัทอย่างเป็นระบบช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมายและป้องกันข้อมูลสำคัญสูญหาย โดยควรเริ่มจากการคัดแยกหมวดหมู่เอกสารให้ชัดเจน ใช้ระบบรหัสในการตั้งชื่อแฟ้ม และจัดเก็บเอกสารทางบัญชีไว้อย่างน้อย 5 หรือ 7 ปีตามที่กฎหมายกำหนด สำหรับออฟฟิศที่มีเอกสารสะสมจำนวนมากจนเกิดความแออัด หรือผู้ประกอบการธุรกิจออนไลน์ที่ใช้บ้านหรือคอนโดเป็นที่ทำงาน การใช้บริการเช่าที่เก็บเอกสารหรือ Business Storage นอกพื้นที่ทำงาน จะช่วยปกป้องเอกสารจากความชื้น แมลง และการถูกโจรกรรมข้อมูล พร้อมทั้งประหยัดต้นทุนค่าเช่าออฟฟิศและคืนพื้นที่ทำงานให้โปร่งโล่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Table of Content

• เช็กลิสต์เอกสารสำคัญของบริษัท ห้ามทำหาย
• ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารบริษัทอย่างเป็นระบบ
• มีเอกสารไว้ในออฟฟิศมากเกินไป ส่งผลเสียกว่าที่คิด
• Business Storage ห้องเก็บของสำหรับธุรกิจ คิดมาเพื่อทุกองค์กร
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารบริษัท (FAQs)
   

---

แม้การทำงานในองค์กรยุคใหม่จะขับเคลื่อนด้วยระบบดิจิทัลและ Paperless เป็นหลัก อีกทั้งบริษัทส่วนใหญ่หันมาทำธุรกิจออนไลน์กันเยอะขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขายของออนไลน์ Digital Agency หรือธุรกิจอื่น ๆ แต่ในความเป็นจริง ธุรกิจยังคงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องจัดเก็บเอกสารกระดาษจำนวนมหาศาล โดยเฉพาะเอกสารทางกฎหมาย สัญญา และเอกสารประกอบการลงบัญชี ทำให้หลาย ๆ บริษัทต้องเจอกับปัญหาคลาสสิกที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่น เวลาต้องการใช้เอกสารสำคัญกลับหาไม่เจอ เอกสารหมึกจางจนอ่านไม่ออก กระดาษกรอบชำรุด หรือแย่ที่สุดคือเอกสารสูญหาย ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่เมื่อถึงช่วงเวลาปิดงบหรือถูกตรวจสอบภาษี

การวางระบบจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพจึงไม่ใช่แค่งานธุรการทั่วไป แต่เป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมาย ประหยัดเวลาทำงาน และคืนพื้นที่ใช้สอยให้กับออฟฟิศ

 

เช็กลิสต์เอกสารสำคัญของบริษัท ห้ามทำหาย

การจัดเก็บเอกสารบริษัททั้งออนไลน์และออฟไลน์ ควรเริ่มต้นจากการคัดแยกประเภท เพื่อให้รู้ว่าสิ่งไหนต้องเก็บอย่างระมัดระวัง สิ่งไหนใช้งานบ่อย และสิ่งไหนสามารถทำลายทิ้งได้ สำหรับเอกสารสำคัญที่ห้ามทำหายโดยเด็ดขาด ได้แก่

เอกสารทางบัญชีและภาษี

ประกอบด้วย ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ สมุดรายวัน และเอกสารประกอบการลงบัญชีทั้งหมด โดยกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 5 ปี และอาจขยายเป็น 7 ปีในบางกรณี เอกสารกลุ่มนี้ต้องเก็บในสภาพที่สมบูรณ์ ตัวหนังสือและตัวเลขต้องอ่านรายละเอียดได้ชัดเจน ไม่ฉีกขาดหรือลบเลือน

เอกสารบริหารธุรกิจและข้อกฎหมาย

เช่น หนังสือรับรองบริษัท ภ.พ.20 สัญญาคู่ค้า สัญญาเช่าพื้นที่ ทะเบียนผู้ถือหุ้น เป็นเอกสารสำคัญทางกฎหมายที่ควรเก็บต้นฉบับไว้ในตู้ล็อกหรือตู้นิรภัยที่มีความปลอดภัยสูง เข้าถึงได้เฉพาะผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น

เอกสารฝ่ายบุคคล (HR)

เช่น สัญญาจ้างงาน ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ประวัติการประเมินผลงาน ต้องให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวอย่างมาก เพื่อให้สอดคล้องกับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) ห้ามจัดเก็บปะปนกับเอกสารทั่วไปโดยเด็ดขาด

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารบริษัทอย่างเป็นระบบ

หากคุณคือผู้ประกอบการ ฝ่ายบัญชี หรือแผนกที่เกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมาก กำลังมองหาวิธีลดปัญหาเอกสารสูญหาย และสามารถหยิบใช้เอกสารได้สะดวกในทุกเวลาที่ต้องการ สามารถเริ่มต้นได้ง่าย ๆ ด้วย 4 ขั้นตอนต่อไปนี้ 

1. คัดแยกและกำหนดสถานะ Active หรือ Inactive

• Active : เอกสารที่ต้องใช้งานเป็นประจำทุกวันหรือทุกสัปดาห์ ควรจัดเก็บไว้ในแฟ้มตั้งโต๊ะ หรือตู้เอกสารใกล้พื้นที่ทำงาน
• Inactive : เอกสารรอตรวจสอบหรือเอกสารย้อนหลัง เช่น บัญชีของปีก่อนหน้า หรือสัญญาที่จบโปรเจกต์แล้ว ควรบรรจุลงกล่องกระดาษหรือกล่องพลาสติกทึบ ปิดหน้ากล่องให้ชัดเจน และย้ายออกจากโซนทำงานหลัก

2. ตั้งชื่อและรหัสแฟ้มให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

วิธีจัดเก็บเอกสารบริษัทที่ถือเป็นหัวใจสำคัญ คือการหลีกเลี่ยงการตั้งชื่อแฟ้มตามใจชอบ ควรใช้ระบบรหัส (Coding) เช่น ระบุ [แผนก]-[หมวดหมู่]-[ปี]-[เดือน] ตัวอย่างเช่น ACC-TAX-2026-01 หรือ [บัญชี]-[ภาษี]-[ปี]-[เดือน] พร้อมทำดัชนีแฟ้ม (File Index) เป็นไฟล์สเปรดชีตส่วนกลาง เพื่อให้ทุกคนสามารถค้นหาตำแหน่งของเอกสารได้ทันทีโดยไม่ต้องเดินไล่เปิดทีละตู้

3. เลือกอุปกรณ์จัดเก็บให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อม

เลือกใช้แฟ้มห่วง ตู้เหล็ก หรือกล่องที่มีฝาปิดมิดชิด เพื่อป้องกันฝุ่น แมลง และความชื้น ส่วนใบเสร็จรับเงินที่พิมพ์ด้วยกระดาษเทอร์มอล หมึกจะจางและเลือนหายไปอย่างรวดเร็วเมื่อสัมผัสความร้อนหรือแสงแดด จึงห้ามเก็บในพื้นที่ที่มีอุณหภูมิสูง และควรนำไปถ่ายเอกสารหรือสแกนเก็บสำรองไว้ตั้งแต่ได้รับมา

4. อัปเดตและทำลายเอกสารหมดอายุอย่างเป็นรอบ

นอกจากการจัดระเบียบแล้ว การอัปเดตและทำลายเอกสารก็เป็นวิธีจัดเก็บเอกสารรูปแบบหนึ่งเช่นกัน ควรกำหนดวัน Big Cleaning ทุกสิ้นปี เพื่อตรวจสอบแฟ้มเอกสารทั้งหมด นำเอกสารที่ไม่ใช้หรือเกินอายุจัดเก็บเข้าเครื่องทำลายเอกสาร เพื่อคืนพื้นที่ว่างให้กับตู้เก็บของอีกครั้ง

มีเอกสารไว้ในออฟฟิศมากเกินไป ส่งผลเสียกว่าที่คิด

การปล่อยให้กล่องเอกสารเพิ่มจำนวนมากขึ้นจนกินพื้นที่ทำงาน ไม่ได้ทำให้แค่ออฟฟิศดูอึดอัด แต่ยังซ่อนความเสี่ยงร้ายแรงที่อาจกระทบต่อธุรกิจด้วย เช่น

• หากหาเอกสารประกอบการลงบัญชีไม่พบเมื่อถูกกรมสรรพากรเรียกตรวจ ธุรกิจอาจถูกปรับเงินเพิ่ม หรือสูญเสียสิทธิประโยชน์ทางภาษี
• เอกสารถูกเก็บปะปนกับสต็อกสินค้า หรืออุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ เสียเวลาค้นหา และทำให้ภาพลักษณ์ออฟฟิศดูไม่เป็นมืออาชีพ
• เสี่ยงได้รับความเสียหายจากความชื้น ฝุ่น และแมลง จนเอกสารสำคัญไม่สามารถใช้ทำธุรกรรมหรือใช้เป็นหลักฐานได้อีกต่อไป
• ไม่ปลอดภัย อาจถูกโจรกรรมหรือเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง รวมทั้งนำไปสู่ปัญหาการละเมิดกฎหมาย PDPA

Business Storage ห้องเก็บของสำหรับธุรกิจ คิดมาเพื่อทุกองค์กร

เลือกจัดเก็บเอกสารใน Business Storage หรือห้องเก็บของสำหรับธุรกิจที่มีระบบควบคุมสภาพแวดล้อมและระบบความปลอดภัยที่รัดกุม จะช่วยอุดช่องโหว่ความเสี่ยงที่เรากล่าวไปข้างต้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมข้อดีอีกหลายประการ ได้แก่

• ลดค่าใช้จ่ายเทียบกับการเช่าออฟฟิศใหญ่ขึ้น ช่วยประหยัดต้นทุนองค์กรได้
• แยกโซนเก็บเอกสารออกจากพื้นที่ทำงานจริง คืนบรรยากาศที่โปร่งโล่งให้กับพนักงาน
• มั่นใจได้ว่าเอกสารจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยและหยิบใช้งานได้สะดวกทุกเวลาที่ต้องการ
• มีให้เลือกหลากหลายขนาด สามารถจัดวางชั้นและเรียงกล่องเอกสารนับร้อยกล่องได้อย่างเป็นระบบ
• บริการเช่าแบบรายเดือน สัญญายืดหยุ่น ปรับลดหรือขยายขนาดห้องได้ตามการเติบโตของปริมาณเอกสาร
• มีระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูง ลดความเสี่ยงเอกสารถูกโจรกรรมหรือเข้าถึงโดยผู้ไม่หวังดี

นอกจากนี้ ที่ Business Storage ของ MeSpace Self Storage ยังควบคุมการเข้าออกพื้นที่ผ่านระบบรหัสผ่านส่วนตัว หรือ Personal Pin Code อนุญาตให้เข้าไปยังพื้นที่ Business Storage ได้เฉพาะผู้ที่มีรหัสถูกต้องเท่านั้น ช่วยสร้างความปลอดภัยระดับสูงสุด ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถกำหนดได้ด้วยตัวเองว่าต้องการให้ใครเข้าถึงคลังเอกสารสำคัญนี้ได้บ้าง

เปลี่ยนกองเอกสารรก ๆ ให้เป็นระบบเพื่อการเติบโต เพราะการจัดเก็บเอกสารบริษัทไม่ใช่แค่เรื่องของการทำความสะอาด แต่เป็นการสร้างรากฐานที่มั่นคง ปกป้องธุรกิจจากความเสี่ยงทางกฎหมาย และช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าได้มหาศาล 

หากกองเอกสารบัญชีย้อนหลังหรือสต็อกสินค้ากำลังกลืนกินพื้นที่ทำงาน อย่าปล่อยให้ออฟฟิศกลายเป็นโกดังเก็บของ เลือกใช้บริการเช่าที่เก็บเอกสาร และพื้นที่เก็บของสำหรับธุรกิจทั้งออนไลน์และออฟไลน์จาก MeSpace Self Storage ให้เป็นตัวช่วย ที่มีทั้งความปลอดภัย เข้าถึงง่ายตลอด 24 ชั่วโมง สัญญายืดหยุ่น เริ่มต้นเพียง 1 เดือน ช่วยคืนพื้นที่ทำงานที่โปร่งโล่งให้องค์กรของคุณพร้อมลุยไปข้างหน้าอย่างเต็มประสิทธิภาพ ตั้งอยู่บนหลากหลายทำเลศักยภาพในกรุงเทพมหานคร ภูเก็ต และพัทยา

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมหรือขอใบเสนอราคาได้ที่เบอร์ 02-710-4088 หรือ แอดไลน์ @mespace.storage

ข้อมูลอ้างอิง

1. SMART to Know: เอกสารบัญชีและภาษี ต้องเก็บไว้กี่ปี ทำลายทิ้งได้เลยไหม?. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 มิถุนายน 2569 จาก https://www.thaichamber.org/news/view/87/2974/smart-to-know
2. แนวทางการตั้งชื่อไฟล์ (File) และโฟลเดอร์ (Folder) เอกสาร. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 มิถุนายน 2569 จาก https://www.thailibrary.in.th/2024/08/26/file-folder-naming-conventions/

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารบริษัท (FAQs)

Q : บริษัทเพิ่งเปิดใหม่ เอกสารยังไม่เยอะ ควรเริ่มวางระบบจัดเก็บเอกสารเมื่อไหร่ ?

A : ควรเริ่มวางระบบทันทีตั้งแต่เดือนแรก การกำหนดหมวดหมู่และระบบรหัสแฟ้มตั้งแต่ตอนที่เอกสารยังมีจำนวนน้อย จะช่วยสร้างมาตรฐานการทำงาน เมื่อธุรกิจขยายตัว ปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น จะได้ไม่ต้องเสียเวลาย้อนกลับมารื้อจัดระบบใหม่ทั้งหมด

Q : เอกสารที่สแกนเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว สามารถทำลายฉบับกระดาษทิ้งได้เลยหรือไม่ ?

A : ไม่ได้ทั้งหมด สำหรับเอกสารทางบัญชี ภาษี และสัญญากฎหมายบางประเภท หน่วยงานรัฐหรือศาลยังคงต้องการตรวจสอบต้นฉบับเสมอ จึงต้องจัดเก็บกระดาษต้นฉบับควบคู่กับไฟล์ดิจิทัลตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

Q : ขายของออนไลน์ มีบิลสั่งซื้อเยอะ ต้องเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นานแค่ไหน ?

A : ตามกฎหมายบัญชีและภาษีของไทย ธุรกิจทุกประเภทต้องเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปีนับตั้งแต่วันปิดบัญชี และอาจถูกขอขยายเวลาตรวจสอบได้สูงสุดถึง 7 ปี จึงควรจัดเก็บลงกล่องพลาสติกหรือกล่องกระดาษที่กันความชื้น พร้อมเขียนระบุปีหน้ากล่องให้ชัดเจน

Q : ทำธุรกิจออนไลน์โดยใช้บ้านหรือคอนโดเป็นโฮมออฟฟิศ ควรจัดเก็บเอกสารอย่างไรไม่ให้รก ?

A : ควรเก็บเฉพาะเอกสารที่ต้องใช้งานประจำสัปดาห์ไว้ใกล้โต๊ะทำงาน ส่วนกล่องเอกสารบัญชีย้อนหลัง เอกสารจดทะเบียนเก่า และสต็อกสินค้า แนะนำให้ย้ายไปจัดเก็บในห้องเก็บของสำหรับธุรกิจเพื่อแยกพื้นที่พักอาศัยออกจากพื้นที่ธุรกิจอย่างชัดเจน

Q : นำเอกสารและข้อมูลสำคัญไปเก็บนอกออฟฟิศ จะปลอดภัยหรือไม่ ?

A : มั่นใจในความปลอดภัยได้ หากเลือกใช้บริการห้องเก็บของสำหรับธุรกิจที่ได้มาตรฐานอย่าง MeSpace Self Storage เราใช้ระบบล็อกส่วนตัวที่อนุญาตให้เฉพาะผู้ที่มีรหัสผ่าน (Pin Code) และกุญแจสามารถเข้าห้องเก็บของได้ มีกล้องวงจรปิดตลอด 24 ชั่วโมง ควบคุมการเข้าถึงได้รัดกุมกว่าการวางเอกสารทิ้งไว้ในออฟฟิศหรือบ้านที่มีบุคคลภายนอกเดินผ่านไปมา